Czym jest nota księgowo obciążeniowa? Jak wygląda i kiedy powinna być wystawiana przez przedsiębiorcę? To pytania, które z pewnością zadają sobie osoby borykające się z problemem nieterminowych płatników. Wyjaśniamy, kto i kiedy powinien wystawić notę księgowo obciążeniową.
Wyjaśnienie noty księgowo obciążeniowej
Nota księgowa to jeden z ciekawszych, lecz rzadko stosowanych zapisów księgowych, który będzie w stanie ułatwić nam proces ewidencjonowania tych transakcji, które nijak nie możemy zaklasyfikować pod przychody opodatkowane podatkiem od wartości dodanej.
Nota księgowo obciążeniowa to forma ewidencji zapisu operacji gospodarczej, dla której nie przewidziano innych sposobów księgowania. Najczęściej są to sytuacje, w których dany przychód nie może być, jak wcześniej wspomniano, opodatkowany. Noty księgowo obciążeniowej nie może traktować jako alternatywy w stosunku do wystawienia faktury – ustawa o rachunkowości przewiduje inne przesłanki, zgodnie z którymi oba te dokumenty księgowe powinny być generowane.
Kiedy wystawimy notę obciążeniową?
Jakie są najczęstsze przypadki użycia noty obciążeniowej? Przede wszystkim w procesach windykacyjnych. Firma nie wywiązuje się ze swoich obowiązków w zakresie terminowego rozliczenia faktury? Zgodnie z umową powinniśmy naliczyć karę umowną? To przychód, który ze względu na brak opodatkowania VAT powinniśmy zarejestrować za pośrednictwem dokumentu, jakim właśnie jest nota obciążeniowa. W podobny sposób postąpimy z wystawieniem dokumentu pokrywającego szkody, których dokonał nasz pracownik lub klient.
Istnieje kilka dodatkowych, rzadko spotykanych przypadków użycia tego dokumentu – przenoszenie kosztów niepodatkowych na nabywcę lub korektę poprzedniej, błędnie wystawionej, noty obciążeniowej. Zgodnie z opiniami ekspertów, dokument ten jest wykorzystywany w znacznie mniejszym stopniu, niż wynikałoby to z ustawodawstwa. Więcej o zastosowaniu noty obciążeniowej znajdziemy pod adresem https://pragmago.pl/porada/co-to-jest-nota-ksiegowa-obciazeniowa-i-kiedy-sie-ja-stosuje/.
Kiedy wystawienie noty obciążeniowej nie będzie możliwe? W przypadku, gdy dana transakcja może być zakwalifikowana do podatku od towarów i usług. W takim scenariuszu jesteśmy zobowiązani do wystawienia tradycyjnej faktury VAT.
Kto jest odpowiedzialny za wystawienie noty obciążeniowo księgowej?
Nota obciążeniowa to dokument, który musi zawierać między innymi:
- numer dokumentu;
- datę wystawienia;
- dane stron transakcji;
- przedmiot transakcji;
- kwotę transakcji.
Jak więc widać, nota obciążeniowa, oprócz nazwy dokumentu, pod względem formalnym nie różni się od typowej faktury VAT. Kto odpowiada za jego wystawienie? Przedsiębiorca, który zrealizował zgodnie z umową zamówienie na dostarczenie usługi lub towaru i nie otrzymał w przewidzianym terminie wynagrodzenia. W takim wypadku to dostawca obciąża kontrahenta odsetkami umownymi, które ewidencjonowane są właśnie poprzez wystawienie noty obciążeniowej.
W przypadku, gdy decydujemy się jako przedsiębiorca umorzyć dług, ten sam dokument – nota księgowo obciążeniowa, będzie wystawiany w celu odpowiedniego zarejestrowania takiego zdarzenia gospodarczego.
